Workflow automation | September 4, 2024

Automatiseer routinewerk met Workflow automations

Introductie

Met de Workflow Automations module kun je de routinewerk automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van automatische e-mail bevestigingen, het automatisch aanmaken van taken na het aanmaken van een offerte, verjaardagkaartjes of herinneringen voor vervaldata. Elke organisatie is anders en met workflow automations kan je jouw Tribe CRM helemaal aanpassen aan jouw organisatie en kan je bijna alles automatiseren. Zo kan je nog effectiever werken.

 

  1. Wat biedt de module workflow automations?
  2. Hoe activeer ik de module workflow automations?

1 Wat biedt de module workflow automations?

Standaard automations

Met de module workflow automations kun je jouw standaard processen automatiseren. Standaard biedt Tribe CRM al de meest voorkomende automations zoals het versturen van een verjaardagsbericht naar een relatie, een support ticket aanmaken met een automatische reply of een e-mail notificatie bij het toewijzen van een taak. De standard automations zijn beschikbaar voor omgevingen met zowel een Tribe licentie als Tribe Creator licentie.

Activeer die automations die voor jou van toepassing tijd met een druk op de knop.

  1. Ga naar Configuratie.
  2. Klik op Automations.
  3. Activeer die Automations die voor jou van toepassing zijn door het schuifje naar rechts te verplaatsen.

Automations in Tribe CRM

Wist je dat?

De inhoud van een automation kan worden aangepast door de standaard automation te dupliceren. Open de automation, klik op de dupliceren knop en pas de naam van de automation aan. De functie gebruik je bijvoorbeeld wanneer je de tekst van een automatische e-mail wilt aanpassen.

Let op!

Zorg ervoor dat je de domeinvalidatie uitvoert voordat je e-mails stuurt via Tribe CRM. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

Voorbeelden van standaard automations
Automatisch een verjaardagsmail sturen

De automation wordt dagelijks uitgevoerd op een in te stellen tijdstip. De e-mail wordt gestuurd naar alle contactpersonen die jarig zijn.

Een automatische verjaardagse-mail in Tribe CRM

Offertebevestiging automatisch versturen bij digitaal ondertekenen

De automation wordt uitgevoerd direct nadat jouw klant de offerte digitaal heeft ondertekend. In de e-mail bevestiging naar je klant wordt de ondertekende offerte als bijlage toegevoegd.

Digitaal ondertekenen van een offerte in Tribe CRM

Offertebevestiging na het digitaal ondertekenen van een offerte in Tribe CRM

E-mail notificatie bij toewijzen taak

De automation wordt uitgevoerd wanneer een taak wordt toegewezen aan een medewerker. De medewerker ontvangt een e-mail van deze acties. Deze e-mail wordt niet gestuurd wanneer je zelf een taak op je eigen naam zet.

Het toewijzen van een taak in Tribe CRM

Notificatie e-mail van een toegewezen taak in Tribe CRM

Eigen automations

Naast de standaard automations, kan het zijn dat jouw organisatie behoefte heeft aan eigen automations. Hiervoor is het noodzakelijk de automation module te activeren, meer hierover lees je in het volgende hoofdstuk. Automations kunnen worden ingericht door de beheerder van Tribe CRM. Heb je hulp nodig? Onze support afdeling helpt jouw graag met vragen over automations.

2 Hoe activeer ik de Workflow automations module?

Beheerders van Tribe CRM kunnen eenvoudig zelf de Workflow automations module activeren. Dit kun je doen in de accountinstellingen:

  1. Klik rechts bovenin de blauwe balk op het organisatie icoon.
  2. Klik op Accountinstellingen
  3. Klik op de knop modules toevoegen/verwijderen.
  4. Vink de optie Module Workflow automations aan en klik op aan de slag.